¿Le suena familiar esta situación? Su empresa se esfuerza por desarrollar políticas para un programa de reincorporación al trabajo. Los empleados están nerviosos y desconfían de cómo el “nuevo lugar de trabajo” se adaptará a sus necesidades laborales al tiempo que les mantiene sanos y seguros.
La mayoría de las empresas se enfrentan a dos retos principales con cualquier tipo de lugar de trabajo híbrido. En primer lugar, los responsables de RRHH deben desarrollar la “historia”: cuándo, por qué y cómo la gente volverá a la oficina. Esto incluye el número de personas por día, la agrupación de equipos/departamentos, asegurarse de que la ocupación es máxima, todo ello manteniendo a los empleados motivados. No es una tarea fácil y, en muchos casos, RRHH no es el equipo que gestionará la logística en el día a día. Esta difícil tarea suele recaer en el equipo de Gestión de Instalaciones.
Este equipo tiene que asegurarse de que se dispone de espacios de trabajo adecuados, de que cuentan con las herramientas que necesitan los empleados, de que hay salas de conferencias disponibles, de que los servicios de limpieza están programados y de que los servicios públicos funcionan en las zonas permitidas. Los responsables de las instalaciones son también la primera línea de defensa ante las quejas y preocupaciones de los empleados sobre el entorno de trabajo. Este entorno de “nuevo lugar de trabajo” sin duda ha añadido mucho estrés, retos y responsabilidades.
Entonces, ¿qué se puede hacer para aliviar algunas de estas cargas adicionales? Una solución eficaz de gestión del puesto de trabajo puede hacer maravillas en la creación, gestión y análisis de un entorno de trabajo híbrido.
RRHH puede enviar un mensaje positivo a los empleados indicándoles que disponen de una herramienta que les garantiza un espacio de trabajo seguro limitando la ocupación; mientras que los gestores de instalaciones pueden garantizar que el espacio solicitado está listo y preparado para el uso diario. Existen varias herramientas que entran en la categoría de soluciones de gestión del espacio de trabajo. Cuando busque una para su empresa, aquí tiene 7 factores imprescindibles que debe tener en cuenta antes de tomar una decisión:
1. Proceso de configuración perfecto
Por lo general, corresponde al responsable de instalaciones configurar y gestionar la oficina híbrida como complemento a sus tareas habituales, por lo que no hace falta decir que cualquier solución debe ser fácil de configurar sin tener que llamar al equipo informático, por ejemplo. Entre las funciones útiles se incluyen la importación de planos de planta descargados en 2D o 3D, almacenamiento en la nube con excelente seguridad para superar los obstáculos informáticos, campos fáciles de añadir para la personalización del espacio de trabajo y reglas que se ajusten a las políticas de la empresa. Si encuentra obstáculos en las tarifas de configuración para versiones futuras en su sistema, es posible que desee reconsiderar su elección.
2. Fácil de usar para los empleados
Los empleados necesitan una solución que sea fácil de usar para que realmente la acepten. Lo último que quiere un responsable de Recursos Humanos es tener que responder a preguntas y quejas sobre la herramienta. Cualquier herramienta de software debe hacer la vida más fácil, no más difícil. Por ejemplo, los empleados deben poder acceder a ella fácilmente desde un ordenador o un dispositivo móvil. Muchos empleados esperan hasta el último momento para reservar un espacio de trabajo, y a veces no lo hacen hasta que están en la puerta del edificio….. La herramienta debe ser rápida, fácil e intuitiva. Seleccione a algunos empleados como grupo de prueba durante un periodo de prueba gratuito para probar la aplicación antes de comprarla.
3. Personalizable
No todas las empresas tienen las mismas normas, diseños u objetivos. Una solución debe ser altamente personalizable para permitir:
- Cargar el logotipo y la marca de su empresa para interiorizar realmente la solución y reforzar la marca y la cultura de su empresa;
- Configurar reglas de ocupación que limiten el número de ocupantes, reservar espacios de trabajo para equipos específicos o establecer políticas para el registro de visitantes.
- Creación de opciones para cada tipo de espacio de trabajo para garantizar que los empleados maximizan su eficiencia. Por ejemplo, al reservar salas de conferencias, puede añadir opciones como pizarra, altavoz, capacidad de vídeo, etc. Para las reservas de escritorios, puede añadir información sobre monitores, teclado/ratón, teléfono e incluso preferencias de temperatura. ¿Por qué es importante? Piénselo: muchos de sus empleados se han acostumbrado a trabajar desde casa y a disfrutar de las ventajas que ello conlleva. Pueden “personalizar” realmente su espacio de trabajo y tener su silla favorita, la temperatura perfecta, un teclado/ratón preferido, incluso un monitor grande… Cuando vuelvan a la oficina, es importante crear una experiencia positiva para los empleados que ya pueden ser reacios a volver.
4. Las oficinas son algo más que un escritorio
El lugar de trabajo es más que un escritorio. Para muchas empresas, abarca aparcamientos, comedores, salas de conferencias, alojamiento para visitantes/invitados e incluso autobuses de empresa. Asegúrese de que la solución que elija pueda gestionar todas las áreas de su edificio, no sólo para lo que tiene hoy, sino también para lo que pueda tener en el futuro. Si un empleado llega y no encuentra un sitio donde aparcar, su día se verá frustrado incluso antes de entrar por la puerta.
5. Integraciones inteligentes
Su empresa ya cuenta con soluciones aprobadas para el correo electrónico, los calendarios y las invitaciones a reuniones, ¿correcto? Una solución de gestión de oficina no debería obligarles a cambiar procesos, sino integrarlos y mejorarlos. Tanto si su empresa utiliza Microsoft, Google u otras plataformas, asegúrese de que la herramienta que elija se integre a la perfección con la forma de trabajar actual de sus empleados. Por ejemplo, la reserva de una sala de reuniones debe integrarse automáticamente con el correo electrónico y el calendario. Una vez elegida y reservada la sala de reuniones, debe crearse automáticamente una instancia en su calendario donde puedan invitar a los participantes.
6. Costo-Benefício
Esto puede parecer obvio, pero en muchos casos, cuando no se ha presupuestado una solución de espacio de trabajo híbrido, el coste es aún más importante. Conozca todos los costes de la solución, no sólo las cuotas mensuales. Averigüe si hay que pagar por la configuración, la formación, la importación de planos o la personalización adicional. Si una solución económica y probada tiene todo lo que necesita, ¿por qué pagar más por algo con funciones innecesarias que no se aplican a su caso?
7. Workplace Analytics: gestión de oficinas basada en datos
La llegada del trabajo híbrido ha transformado radicalmente la planificación de los gestores inmobiliarios y de oficinas. Antes, una empresa sabía cuántos empleados tenía, cuántos iba a contratar y podía prever las necesidades de instalaciones con un alto nivel de precisión. Hoy en día, con empleados que sólo utilizan las instalaciones en determinados días y horas, este ejercicio se vuelve más complejo. Una vez más, los datos utilizados para tomar este tipo de decisiones no están disponibles históricamente, por lo que es difícil tomar una decisión basada en datos. Si se va a implantar una solución de gestión de oficinas, ésta debería realizar un seguimiento, medir e informar sobre las métricas de ocupación para poder determinar si es necesario reducir o aumentar el espacio de trabajo.
En resumen
El entorno de trabajo híbrido presenta retos, pero por suerte la tecnología está aquí para ayudar. Empiece por analizar sus necesidades actuales y, a continuación, utilice esta guía para evaluar y seleccionar la solución de oficina híbrida y gestión del trabajo que satisfaga sus necesidades a un precio asequible.
¡Buena suerte!
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